XRechnung für Reinigungsfirmen: Was Sie über die E-Rechnung wissen sollten

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form als XML-Datei. Das bedeutet: Der Empfänger muss die Rechnung nicht mehr abtippen — seine Software liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen automatisch aus und kann sie prüfen.

Neben der XRechnung gibt es weitere E-Rechnungsformate. Welches Format ein Auftraggeber akzeptiert, gibt er selbst vor; öffentliche Auftraggeber in Deutschland nennen dabei häufig die XRechnung.

XRechnung oder PDF — wo ist der Unterschied?

Eine PDF-Datei ist also keine XRechnung — auch nicht, wenn sie per E-Mail verschickt wird.

Die Leitweg-ID: wichtig bei öffentlichen Auftraggebern

Jede XRechnung enthält eine Käuferreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID: eine Kennung, mit der die Rechnung intern an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Ohne die richtige Leitweg-ID kann eine Rechnung abgelehnt werden.

Die Leitweg-ID vergibt der Auftraggeber. Fragen Sie sie am besten schon bei Vertragsbeginn ab — sie steht oft in der Bestellung oder im Vertrag. Bei mehreren Objekten desselben Auftraggebers kann es auch mehrere Leitweg-IDs geben, etwa je Schule oder Dienststelle.

Welche Angaben eine XRechnung braucht

Grundsätzlich gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung — nur eben strukturiert. Typische Bestandteile sind:

• Ihre Firmendaten als Rechnungssteller, inklusive Steuernummer oder USt-IdNr.
• Die Daten des Auftraggebers und die Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
• Die einzelnen Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch formatiert, ist die Datei ungültig. Deshalb lohnt es sich, jede XRechnung vor dem Versand mit dem Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) zu prüfen.

Praxis-Checkliste für Reinigungsfirmen

1. Öffentliche Kunden identifizieren: Welche Ihrer Objekte gehören zu Schulen, Kommunen, Behörden oder Landeseinrichtungen?
2. Leitweg-IDs einholen: je Auftraggeber und, falls nötig, je Objekt oder Dienststelle.
3. Stammdaten prüfen: Firmendaten, Steuernummer und Bankverbindung einmal sauber hinterlegen.
4. Leistungszeitraum angeben: Bei monatlicher Unterhaltsreinigung gehört der Leistungsmonat auf jede Rechnung.
5. Einreichungsweg klären: Viele öffentliche Auftraggeber geben vor, über welches Portal oder welchen Kanal die XRechnung eingereicht wird.
6. Vor dem Versand prüfen: XRechnung mit dem KoSIT-Validator validieren und den Prüfbericht aufbewahren.

Häufige Fragen