Stundenzettel richtig ausfüllen & Arbeitszeit berechnen

Ein Stundenzettel ist schnell ausgefüllt — und genauso schnell falsch. Fehlende Pausen, unleserliche Uhrzeiten oder Minuten, die als Dezimalzahl verrechnet werden, kosten am Monatsende Zeit und Nerven. Dieser Leitfaden zeigt, was auf einen Stundenzettel gehört, wie Sie die Arbeitszeit richtig berechnen und wie das Büro Stundenzettel schnell und sicher prüft.

Was auf einen Stundenzettel gehört

Ein guter Stundenzettel beantwortet für jeden Tag: Wer hat wann, wie lange und wo gearbeitet? Diese Angaben haben sich in der Praxis bewährt:

Name und Personalnummer — damit der Zettel eindeutig zugeordnet werden kann.
Monat bzw. Zeitraum, für den der Stundenzettel gilt.
Datum jedes Arbeitstags.
Beginn und Ende der Arbeit — als Uhrzeit, nicht nur als Stundenzahl.
Pausen in Minuten.
Arbeitszeit als Ergebnis: Ende minus Beginn minus Pause.
Einsatzort bzw. Objekt und Tätigkeit — wichtig, wenn das Team bei wechselnden Kunden arbeitet und die Stunden später in Rechnungen einfließen.
Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Schulung.
Unterschriften von Mitarbeitenden und Vorgesetzten zum Monatsende.

Welche Aufzeichnungspflichten für Ihren Betrieb im Einzelnen gelten — etwa für Minijobs oder bestimmte Branchen —, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

So berechnen Sie die Arbeitszeit

Die Grundformel ist einfach: Arbeitszeit = Ende − Beginn − Pause. Wichtig ist, dass alle Werte in derselben Einheit gerechnet werden. Drei Beispiele:

EinsatzRechnungArbeitszeit

07:00–15:30, 30 Min. Pause8 Std. 30 Min. − 30 Min.8 Std. = 8,00 h

17:00–19:30, 15 Min. Pause2 Std. 30 Min. − 15 Min.2 Std. 15 Min. = 2,25 h

22:00–06:00, 30 Min. Pause8 Std. (über Mitternacht) − 30 Min.7 Std. 30 Min. = 7,50 h

Tipp für Excel: Mit Uhrzeiten in den Zellen B2 (Beginn) und C2 (Ende) und der Pause in Minuten in D2 rechnet =REST(C2-B2;1)*24-D2/60 die Arbeitszeit direkt in Dezimalstunden aus — auch bei Einsätzen über Mitternacht. In der englischen Excel-Version heißt die Funktion MOD.

Minuten in Dezimalstunden umrechnen

Für Lohn und Rechnung werden Stunden meist als Dezimalzahl gebraucht. Der häufigste Fehler: 2 Stunden 15 Minuten werden als „2,15“ notiert — richtig sind aber 2,25 Stunden. Die Regel lautet: Minuten ÷ 60.

MinutenDezimalstundenBeispiel

5 Min.0,08 h1 Std. 5 Min. = 1,08 h

10 Min.0,17 h3 Std. 10 Min. = 3,17 h

15 Min.0,25 h2 Std. 15 Min. = 2,25 h

20 Min.0,33 h4 Std. 20 Min. = 4,33 h

30 Min.0,50 h7 Std. 30 Min. = 7,50 h

40 Min.0,67 h5 Std. 40 Min. = 5,67 h

45 Min.0,75 h1 Std. 45 Min. = 1,75 h

50 Min.0,83 h6 Std. 50 Min. = 6,83 h

Stundenzettel prüfen: Checkliste fürs Büro

Bevor Stunden in Lohn und Rechnung gehen, lohnt ein kurzer, fester Prüfablauf. Mit dieser Liste geht es schnell:

Sind alle Arbeitstage des Monats ausgefüllt — oder als Abwesenheit markiert?
Hat jeder Eintrag Beginn und Ende?
Sind Pausen eingetragen, und passen sie zur Dauer des Einsatzes?
Überschneiden sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich?
Passen Einsatzorte und Zeiten zum Einsatzplan?
Stimmt die Summe — und wurde in Dezimalstunden gerechnet?
Sind Urlaub und Krankheit mit den Abwesenheitsmeldungen abgeglichen?
Haben Mitarbeitende und Vorgesetzte unterschrieben?

Typische Fehler — und wie Sie sie vermeiden

FehlerFolgeBesser

Nur Stundenzahl statt UhrzeitenNicht nachvollziehbar, keine Prüfung möglichImmer Beginn und Ende eintragen

Minuten als Dezimalzahl („2,15“)Zu wenig oder zu viel abgerechnetMinuten durch 60 teilen (2,25 h)

Pausen vergessenArbeitszeit zu hochPause als eigenes Feld in Minuten

Am Monatsende nachtragenErinnerungslücken, SchätzwerteTäglich direkt nach dem Einsatz erfassen

Einsatzort fehltStunden lassen sich keinem Kunden zuordnenObjekt bzw. Kunde je Eintrag

Monatsabschluss: Soll, Ist und Abwesenheiten

Zum Monatsende wird aus den Einträgen die Monatssumme. Hilfreich ist der Vergleich mit dem Soll: Bei 30 Wochenstunden und fünf Arbeitstagen sind das 6 Stunden je Werktag. Ein November mit 21 Werktagen ergibt so 126 Soll-Stunden.

Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit an Werktagen werden dabei in vielen Betrieben mit den Soll-Stunden des Tages angerechnet, damit der Vergleich aussagekräftig bleibt. Wie Sie Mehr- oder Minderstunden behandeln — ausbezahlen, auf ein Arbeitszeitkonto buchen oder ausgleichen —, richtet sich nach Ihren vertraglichen Vereinbarungen.

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Häufige Fragen

Bewährt haben sich Name, Personalnummer, Monat, Datum, Beginn, Ende, Pausen und die daraus berechnete Arbeitszeit — bei wechselnden Einsatzorten auch Objekt und Tätigkeit — sowie Abwesenheiten und die Unterschriften zum Monatsende.

Teilen Sie die Minuten durch 60. 15 Minuten sind 0,25 Stunden, 30 Minuten 0,5 Stunden und 45 Minuten 0,75 Stunden. 2 Stunden 15 Minuten sind also 2,25 Stunden — nicht 2,15.

Rechnen Sie bis Mitternacht und ab Mitternacht getrennt und addieren Sie beides — oder nutzen Sie in Excel die Formel =REST(Ende-Beginn;1)*24-Pause/60. Ein Einsatz von 22:00 bis 06:00 mit 30 Minuten Pause ergibt 7,5 Stunden.

Üblich ist, dass Mitarbeitende ihre Angaben zum Monatsende mit ihrer Unterschrift bestätigen und Vorgesetzte bzw. der Arbeitgeber den Stundenzettel nach der Prüfung abzeichnen.

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Stundenzettel richtig führen: Was drauf gehört und wie Sie die Arbeitszeit berechnen