Einsatzplan Vorlage für Excel — kostenlos
Planen Sie die Woche für Ihr Team: Mitarbeitende und Objekte per Auswahlliste, Dauer und Adresse automatisch, dazu eine Warnung, wenn jemand abwesend ist oder zwei Einsätze sich überschneiden.
- Ohne Anmeldung
- 6 Tabellenblätter
- Excel (.xlsx), 45 KB
Was die Einsatzplan-Vorlage kann
Gemacht für Betriebe, deren Teams täglich bei verschiedenen Kunden arbeiten — Gebäudereinigung, Gebäudeservice, Handwerk und Kundendienst.
Wochenplan in einer Liste
Ein Einsatz pro Zeile: Datum, Beginn, Ende, Mitarbeitende und Objekt — bis zu 200 Einsätze pro Woche.
Auswahllisten statt Tippen
Mitarbeitende und Kunden wählen Sie aus einer Liste. Tippfehler und doppelte Schreibweisen fallen weg.
Automatische Felder
Wochentag, Dauer in Stunden, Adresse, Leistung und Zugangshinweise füllen sich von selbst.
Warnungen bei Planungsfehlern
„⚠ abwesend“ bei Urlaub, Krankheit oder Schulung, „⚠ Überschneidung“ bei zwei Einsätzen zur selben Zeit.
Stunden je Person
Die Wochenübersicht zeigt geplante Stunden je Person und Tag, Abwesenheiten und den Vergleich mit den Wochenstunden.
Druckfertig
Einsatzplan und Wochenübersicht passen im Querformat auf eine Seitenbreite — zum Aushängen oder Verteilen.
Die Tabellenblätter im Überblick
Gelbe Felder füllen Sie aus, alles andere rechnet die Vorlage. Eine Beispielwoche zeigt, wie es geht.
In 5 Schritten zum fertigen Einsatzplan
Namen, Qualifikation und Wochenstunden im Blatt „Mitarbeitende“.
Adresse, Leistung und Hinweise zu Schlüssel oder Ansprechpartner.
Urlaub, Krankheit und Schulungen mit Von- und Bis-Datum.
Startdatum wählen, dann jeden Einsatz in eine Zeile eintragen.
Warnungen und Wochenübersicht prüfen, Plan drucken oder verschicken.
Tipps zur Reihenfolge und typischen Fehlern: Einsatzplan erstellen in 7 Schritten →
Wann Excel an seine Grenzen kommt
Für kleine Teams ist die Vorlage ein guter Start. Mit mehr Mitarbeitenden, Turnussen und Änderungen wird die Tabelle aufwendig.
Ihre Mitarbeitenden und Kunden aus Excel lassen sich per CSV übernehmen. Mehr zur digitalen Einsatzplanung →
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Ja. Sie können die Vorlage kostenlos und ohne Anmeldung herunterladen, nutzen und an Ihren Betrieb anpassen. Wenn Sie sie weitergeben, freuen wir uns über eine Quellenangabe (fieldario.com).
Die Vorlage ist für Microsoft Excel erstellt. Sie lässt sich auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen öffnen; Auswahllisten und Formatierungen können dort leicht abweichen.
Die Vorlage ist für bis zu 30 Mitarbeitende, 100 Objekte und 200 Einsätze pro Woche vorbereitet. Für größere Teams lohnt sich in der Regel eine Software für die Einsatzplanung.
Ja. Am einfachsten speichern Sie die Datei pro Woche unter einem eigenen Namen, etwa „Einsatzplan-KW45.xlsx“. Alternativ ändern Sie oben im Einsatzplan das Startdatum: Die Wochenübersicht zeigt dann die gewählte Woche.
Ein Dienstplan regelt vor allem die Arbeitszeiten, etwa Schichten an einem festen Standort. Ein Einsatzplan regelt zusätzlich, bei welchem Kunden welche Leistung erbracht wird. Mehr dazu im Ratgeber Einsatzplan erstellen.
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